顛末書と始末書は、どちらもビジネスシーンで用いられる文書ですが、それぞれの目的や内容には明確な違いがあります。
顛末書と始末書の違い
顛末書は、ある事象の経過や結果を詳細に記録した文書です。一方、始末書は、起こった問題に対する反省や謝罪の意を伝えるために作成される文書です。このように、顛末書は「何が起きたか」を詳しく述べるのに対し、始末書は「なぜその問題が起きたのか」と「どのように反省しているか」に焦点を当てています。
顛末書の目的と書き方
顛末書の目的は、特定の事象の詳細を上司や関係者に報告することです。以下に顛末書を書く際の基本的な構成を示します。
- 件名：顛末書であることを明記します。
- 作成日：文書を作成した日付を記入します。
- 事象の概要：起きた出来事の概要を簡潔にまとめます。
- 経過：事象が発生してからの経過を時系列で記載します。
- 結果：その事象からどのような結果が生じたかを説明します。
- 今後の対策：同じような事象が再発しないための具体的な対策を示します。
始末書の目的と書き方
始末書は、問題が発生した際にその謝罪や反省を伝えるための文書です。以下に始末書の基本的な構成を示します。
- 件名：始末書であることを明記します。
- 作成日：文書を作成した日付を記入します。
- 謝罪文：問題に対する謝罪の意を表明します。
- 発生原因：起きた問題の原因を詳しく説明します。
- 今後の方針：再発防止のための具体的な方針や対策を述べます。
| ステータス | 顛末書 | 始末書 |
|---|---|---|
| 用途 | 事象の詳細を記録する | 問題に対する反省と謝罪を伝える |
| 目的 | 何が起きたかを報告する | なぜ問題が起きたのかを反省する |
| 構成 | 事象の経過・結果・対策 | 謝罪文・発生原因・今後の方針 |
FAQ
顛末書はどんな場合に必要ですか？
顛末書は、会社内部でのトラブルや事件が発生した際に、その経過を詳細に記録するために必要です。特に、事故やトラブルが社外に影響を及ぼす可能性がある場合は、正確な情報を提供するために顛末書を作成します。
始末書は誰が書くべきですか？
始末書は、問題を引き起こした当事者が書くべきです。問題を発生させたことをしっかりと反省し、自身の言葉で謝罪することが重要です。
顛末書と始末書はどちらの文書も必須ですか？
顛末書と始末書は、それぞれの目的が異なるため、必要に応じて作成することが求められます。顛末書が必要な場面とは、事象の詳細が求められる場合に作成され、始末書は反省や謝罪が必要な場合に作成されます。
どちらの書類も提出が義務付けられていますか？
会社のルールや状況によりますが、多くの企業では、トラブルや問題が発生した際には、顛末書や始末書の提出が求められる場合があります。特に、顛末書は社外への報告が必要な場合に必須となります。
どちらの文書も公的に公開されることはありますか？
通常、顛末書や始末書は内部文書ですが、場合によっては第三者に提示する必要が生じることもあります。そのため、プライバシーや機密情報が含まれないよう配慮することが重要です。
参考文献
顛末書と始末書の違いについて詳しく理解することで、ビジネスシーンでの適切な文書作成が行えるようになります。各文書の特徴を把握し、状況に応じた文書を作成することが大切です。
